Boekhoudkoppeling
Je kunt via de boekhoud koppeling je boekhoudsysteem van Exact Online, e-Boekhouden of Twinfield koppelen aan OnlineAfspraken.nl. Met de koppeling worden de facturen als mutaties in de boekhouding ingeschoten, waardoor ze in het resultaat meegenomen worden.
De koppeling kan ingeschakeld worden via Kassa > Instellingen > Koppeling boekhoudpakket. Naderhand zijn de instellingen m.b.t. de koppeling ook altijd daar terug te vinden.
Na het installeren kan je zelf aangeven op welke kasboeken en rekeningen wat terecht moet komen. Zie onderstaand voorbeeld van een koppeling met Exact Online.
Nadat alles goed staat, raden we je aan om voor elke betaalmethode die je gebruikt een test-factuur te importeren. Zodra dit goed gaat, zal in de toekomst iedere factuur die je in de kassa op betaald hebt gezet (of als dit automatisch gebeurd door een online klantbetaling) worden ingeschoten in het boekhoudpakket op het door jouw gekozen dagboek. Dit automatische proces wordt ieder heel uur uitgevoerd.
Let op: Wijzigingen nadat een factuur volledig betaald is en al geexporteerd is, worden niet meer doorgezet.
e-Boekhouden
Bij e-Boekhouden komt de betaling op het moment van mutatie (dus wanneer je de betaalstatus van een factuur aangepast wordt) binnen onder Boekhouden > Overzichten > Mutaties, dit kan op 2 verschillende manieren. Bij een FIN dagboek wordt namelijk de status Geldontvangen gebruikt, hiermee wordt het direct op de dagboeken bijgeschreven (handig als je (veel) kas- en pinbetalingen in het Kassasysteem van Online Afspraken verwerkt). Bij FIN wordt dus expliciet naar geldstromen gekeken en worden en betaalgegevens overgeschoten. Als je een DEB dagboek kiest, dan wordt de status 'factuurverstuurd' meegegeven (handig als je met online klantbetalingen werkt en de facturen later op 'Factuurbetaling ontvangen' te zetten als je de uitbetaling hebt ontvangen. Bij een DEB dagboek, wordt ook de klant meegegeven (hiermee wordt gekoppeld op basis van mailadres, maar worden ook NAW gegevens meegegeven). Wat niet meegegeven wordt is de factuurdatum, de rest van de factuurgegevens worden wel meegegeven.
De synchronisatie vindt in beide gevallen pas plaats op het moment dat de factuur op betaald wordt gezet, oftewel de mutatiedatum van openstaand naar betaald. Dit houd in dat de factuurdatum in e Boekhouden in dat geval niet hetzelfde is als in OA en er dus aan OA gerefereerd kan worden voor de relevante factuurdatum als deze anders is dan de betaaldatum. In het geval van bijvoorbeeld een Mollie-betaling (als er direct met IDeal wordt betaald bij het boeken bijvoorbeeld) zijn de factuurdatum in OA en datum dat deze in e Boekhouden binnenkomt hetzelfde (want deze heeft dan direct de status betaald).
Exact Online en Twinfield
Bij Exact wordt de betaling als Factuur doorgezet (en wordt de klant als relatie aangemaakt). Je kan de factuur terugvinden onder Verkoop > Facturen, en de klant onder Relaties > Klanten. De klant wordt gekoppeld op basis van emailadres, indien deze niet bekend is binnen het boekhoudpakket wordt een nieuwe klant aangemaakt.
In het geval van zowel Exact als Twinfield wordt wel de factuurdatum meegegeven (in tegenstelling tot e Boekhouden dus). Het moment van synchronisatie is ook daar een mutatie van de betaalstatus.
