Koppeling MS Teams en Google Meet
Binnen OnlineAfspraken.nl is het mogelijk om een koppeling te maken met Microsoft Teams en Google Meet. Veel van onze klanten bieden de consument reeds een mogelijkheid tot een videogesprek aan. In een steeds digitaler wordende wereld geven veel consumenten de voorkeur aan het voeren van bijvoorbeeld een coachingsgesprek vanuit het comfort van hun eigen huis in plaats van op locatie. Het was via OnlineAfspraken reeds mogelijk om een koppeling met Zoom tot stand te brengen om zo videogesprekken aan te bieden, hier komen nu zowel Microsoft Teams als Google Meet bij.
De koppeling kan tot stand gebracht worden via Instellingen > Koppelingen > Video-conferentie. Vervolgens kan er gekozen worden voor een van de opties en volg je het proces zoals hieronder beschreven. Let op: Een koppeling met MS Teams kan enkel tot stand gebracht worden als je beschikt over een zakelijk Microsoft-account.
Microsoft Teams
Om de koppeling met Microsoft Teams tot stand te brengen vink je die optie aan en klik je op Activeer koppeling. Een apart scherm opent waarmee je kunt inloggen in je Microsoft-account en toestemming kunt geven voor de koppeling. Vervolgens kun je instellen voor welke resource(s) en afspraaktypen de koppeling mogelijk moet zijn. Dit kan later ook uitgebreid/aangepast worden. Onder Beheer > Afspraaktypen alsmede in de agenda wanneer een video-afspraak geboekt is zie je een play-icoontje waaraan dit soort afspraken herkend kunnen worden. De klant ontvangt een afspraakbevestiging met een link naar de Teams-meeting. Teams is op dit moment een van de meest populaire wereldwijde oplossingen voor video-afspraken.
In het volgende scherm kies je de Algemene of Subagenda waarvoor de koppeling dient te gelden. In het daaropvolgende scherm kies je de resources en daarna de afspraaktypen waarvoor een video-meeting aangemaakt dient te worden. Je klikt op Opslaan - de koppeling is nu klaar voor gebruik.
Google Meet
Een koppeling met Google Meet kan op een soortgelijke manier tot stand worden gebracht. Hiervoor vink je die optie aan onder Instellingen > Koppelingen. Vervolgens klik je op "Activeer koppeling" waarna zich een apart inlogscherm voor je Google account opent. De koppeling is voor zowel het bedrijf als de consument zeer makkelijk in gebruik.
Ook hier verleen je weer toegang tot OnlineAfspraken om de koppeling tot stand te brengen. Een drietal toestemmingen die je verleent staat al aangevinkt, de laatste dient zelf aangevinkt te worden waarna je onderaan op Doorgaaan klikt.
In het volgende scherm kun je kiezen om je de algemene agenda of een subagenda wenst te gebruiken.
Daarna kun je definieren voor welke resources en vervolgens voor welke afspraaktypen er een video-afspraak aangemaakt kan worden. Automatisch wordt de wachtkamer ingeschakeld zodat de consument daar kan wachten tot jij ze toegang verleend. Verder is er ook een optie om een meeting te genereren voor Groepsafspraken. Alle afspraken van het ingestelde afspraaktype of de ingestelde afspraaktypen op dat tijdstip worden dan gekoppeld aan dezelfde video-meeting.
Vervolgens klik je op "Opslaan". Deze instellingen kunnen later eventueel vanzelfsprekend ook gewijzigd worden. Zo kunnen er bijvoorbeeld nieuwe afspraaktypen toegevoegd worden en kunnen er koppelingen tot stand gebracht worden voor andere subagenda's.
Koppelingen verwijderen
De koppeling is op elk moment terug te vinden via Instellingen > Koppelingen. Om de koppeling te verwijderen klik je op de rode regel "verwijderen". Vervolgens krijg je de keuze om de koppeling te inactiveren (als je bijvoorbeeld tijdelijk geen video-afspraken aan wenst te bieden maar op een later moment wel weer) of deze in zijn geheel te verwijderen. Indien je voor dat laatste kiest kun je vanzelfsprekend wel op een later moment de koppeling weer tot stand brengen, maar dan dien je bovenstaand proces opnieuw te volgen.
