Nadat u de Wizard heeft voltooid richt u het afsprakensysteem in naar de specifieke wensen vanuit uw bedrijf.

Een aantal belangrijke aspecten:

Bedrijfsgegevens

Via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Bedrijfsinformatie vult u alle info in met betrekking tot uw bedrijf. Het is belangrijk om de gegevens zo volledig mogelijk in te vullen aangezien u deze gegevens kunt gebruiken om bijvoorbeeld op te factuur te vermelden of te vermelden in de afspraakbevestiging.

 

Klanttype  selecteren (particulier en/of zakelijk)

Geef via Instellingen > Formulieren aan voor welke klanttypes uw organisatie werkt. Indien u ook voor zakelijke klanten werkt kunt u door de activatie van 'zakelijke klanten' ook bedrijfsgegevens op de klantenkaart vermelden zodat deze info op de factuur komt te staan (indien van toepassing).  Ook is het makkelijker om in een latere fase te segmenteren op bedrijfsnaam voor bijvoorbeeld specifieke mailings.

 

Bedrijfslogo

Via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Logo kunt u uw logo uploaden zodat u uw logo in de (bevestigings)mail en eventueel op de factuur kunt tonen.

 

Klanten importeren (indien van toepassing)

Heeft u al een bestaande klantenlijst dan kunt u uw klantenbestand importeren via Klanten > Klanten > Klanten importeren. Download eerst het voorbeeldbestand en voeg uw klantinformatie toe aan de juiste kolommen. Mocht u vastlopen, dan helpen wij u hier graag mee.

 

Nieuwe klanten

Nieuwe klanten voert u in door te gaan naar Klanten > Klanten > Nieuwe klant. Onderaan kunt u instellen in welke taal uw klant de berichten dient te ontvangen.

 

Bevestiging

Via Instellingen > Instellingen > Systeeminstellingen > Bevestiging stelt u in of u een bevestigingslink wilt gebruiken of dat afspraken direct geboekt moeten worden.

 

Gebruikersaccount

Via Instellingen > Instellingen > Systeeminstellingen > Gebruikersaccount kunt u instellen of klanten een gebruikersaccount mogen/moeten aanmaken. Een gebruikersaccount vereenvoudigt het maken van een afspraak, klanten kunnen makkelijker reserveren en hebben hun eigen afsprakenoverzicht.

 

Afspraakbevestiging

Standaard ontvangen klanten per e-mail een bevestiging van hun afspraken. Het is ook mogelijk om een bevestiging per sms aan te zetten. Hiervoor is het wel belangrijk dat u sms-credits heeft geactiveerd. Ook kunt u aangeven of er een ics-bestand met de bevestiging moet worden meegestuurd. Een ics-bestand is een agenda-bestand zodat de afspraak direct in de Microsoft Outlook, iCalendar van Apple en in Google Agenda van uw klanten kan worden geplaatst

 

Resources (medewerkers, materialen of ruimtes)

Door te gaan naar Beheer > Resources kunt u resources aanpassen of indien gewenst nieuwe resources toevoegen. U kunt een foto uploaden en indien gewenst kunt u aanvinken dat er een e-mailnotificatie moet worden gestuurd voor afspraken van deze resource.

 

Afspraaktypen

Via Beheer > Afspraaktypen > Afspraaktypen kunt u afspraaktypen aanpassen/optimaliseren of nieuwe afspraaktypes toevoegen.

Binnen het afspraaktype komt u onder andere de volgende velden tegen:

• Geef eventueel een omschrijving. Deze info kunt u later terug laten komen in een bericht
• Voeg  indien gewenst een afbeelding toe. Deze kunt u tonen in bijvoorbeeld de widget met stappen
• Indien gewenst geef een buffertijd aan (tijd/pauze na afspraak)
• Geef aan wat de minimale tijd is dat een klant mag boeken voordat de afspraak plaats vindt
• Geef aan binnen welke termijn een klant een afspraak mag boeken
• Geef aan of de klanten zelf zijn afspraken mag annuleren
• Geef aan tot hoe ver voor de afspraak nog geannuleerd mag worden door de klant
• Geef eventueel een prijs aan de afspraak
• Geef aan welke resource dit afspraaktype mogen uitvoeren

 

Rooster

Per specifiek afspraaktype kunt u instellen welke resources benodigd zijn en u kunt het werkrooster specifiek gericht op dit afspraaktype instellen. Voor het instellen gaat u naar het klokje aan de rechterkant bij afspraaktypen.

 

Berichten

De inhoud van alle berichten kunt u wijzigen, o.a. afspraakbevestiging, -herinnering, bevestiging van annulering etc kunnen worden aangepast.  Door op  te klikken achter het bericht kunt u de berichten aanpassen. De variabelen (%..%) zijn vaste waarden die corresponderen met de variabelen in uw online agenda. U kunt de berichten geheel opmaken naar uw eigen wens; o.a. lettertype, lettergrootte, bold, cursief, afbeeldingen, hyperlinks etc

Indien u uw vaste klanten een bericht wilt sturen in de gewenste taal kunt u eventueel de standaard tekst wijzigen bij 'taal'.  Klik na de aanpassing op Opslaan.

 

Online klantbetalingen 

Indien u wil dat uw klanten uw diensten direct online kunnen afrekenen kunt u Online Klantbetalingen activeren. U kunt binnen de afspraaktypen aangeven of de dienst wel of niet of optioneel online afgerekend moeten worden.

 

Factuur huisstijl

Mocht u gebruik maken van iDeal betalingen en/of de Kassa Module en maakt u zelf facturen aan vanuit de kassa, dan kunt u de factuur aan uw huisstijl aanpassen door te gaan naar Beheer > Online klantbetalingen > Opmaak factuur of via Kassa > Instellingen > Opmaak factuur.

 

Extra functionaliteiten

Via Instellingen > Extra functionaliteit vindt u een lijst met extra functionaliteiten. O.a. de strippenkaarten/klantenabonnementen. Indien gewenst kunt u een plugin aanvinken zodat de functionaliteit wordt geactiveerd na opslaan.

Widget keuze

U heeft vanaf het Groei pakket de keuze uit verschillende weergaves van de widget. Stel de gewenste widget in door te gaan naar Instellingen > Online kalender inbouwen > Configureren en  klik hierna op Opslaan. 

 

Opmaak widget

De widget kunt u geheel opmaken naar eigen wens door te gaan naar Instellingen > Online kalender inbouwen > Boekingswidget > Opmaak.

Indien u de bovenstaande aspecten voor uw account heeft ingesteld staat uw account voor 90%. Uiteraard zijn er nog diverse geavanceerde opties. Denk hierbij aan gebruikersrechten etc.